Легализация документов

Документы, составленные на территории одной страны, часто требуют заверения для предъявления в другой (документы, не требующие заверения, упомянуты ниже).

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, документы, предназначенные для представления в официальные органы государств – участников Конвенции, удостоверяются в особом порядке. Россия и Финляндия также присоединились к данной Конвенции.

Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление на документах единого для всех государств-участников Конвенции апостиля (удостоверительной надписи).

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом подписью и печатью должностного лица его проставляющего.

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Подпись, печать, или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

В Российской Федерации апостиль уполномочены проставлять следующие официальные органы:

  • Министерство юстиции Российской Федерации на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных ему;

  • Министерства юстиции республик в составе Российской Федерации,

  • Управления юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях иных российских документов;

  • органы ЗАГС субъектов в составе Российской Федерации, проставляют апостиль на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов записи актов гражданского состояния;

  • Росархив проставляет апостиль на документах, выдаваемых подведомственными ему федеральными государственными архивами и центрами хранения документов;

  • архивные органы субъектов Российской Федерации проставляют апостиль на документах, выдаваемых соответствующими государственными архивами и центрами хранения документов;

  • Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации проставляет апостиль на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

В соответствии с положениями Гаагской конвенции апостиль не проставляется на следующих документах и их копиях:

  • совершенных дипломатическими или консульскими агентами (данные документы легализуются в обычном порядке);

  • имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним, таможенные декларации и т.п.);

  • не подлежащих вывозу и пересылке за границу (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности);

  • выданных иностранными властями и засвидетельствованных на территории Российской Федерации нотариусами (исключение составляют копии официальных документов, выданных на территории республик бывшего Союза ССР до 8 декабря 1991 года и нотариально засвидетельствованных на территории Российской Федерации).

На документы, совершенные в Финляндии апостиль уполномочены проставлять магистраты. Как правило, для проставления апостиля не требуется представления документа в магистрат того же района, где был выдан документ, например: на свидетельство о браке, совершенное в Тампере можно получить апостиль в магистрате Хельсинки.

Обращаем внимание, что заверенный, в том числе, посредством подтверждения подписи официального переводчика, перевод документа не удостоверяет подлинности самого документа! Только апостиль должен подтверждать полномочия должностного лица, совершившего сам документ!

В соответствии с Гаагской конвенцией дипломатические представительства и консульские учреждения государств-участников не уполномочены проставлять апостиль на официальных документах.

ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ

----------------------------------------------------------------------------------

APOSTILLE / АПОСТИЛЬ

(CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961 –

ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 Г.)

 

1. РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

НАСТОЯЩИЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

2. ПОДПИСАН

___________________________________________________________________

(фамилия)

3. ВЫСТУПАЮЩИМ В КАЧЕСТВЕ

___________________________________________________________________

(должность)

4. СКРЕПЛЕН ПЕЧАТЬЮ/ШТАМПОМ

___________________________________________________________________

(официальное название учреждения)

УДОСТОВЕРЕНО

5. В ГОРОДЕ______________  6. ___________________

(дата)

7.____________________________________________________

(фамилия, должность лица,

___________________________________________________________________

название удостоверяющего органа)

8. ЗА   N ___________________________

9.       МЕСТО ПЕЧАТИ               10. ПОДПИСЬ

_____________________________     _______________________